Erfolgreiche Gestaltung eines interaktiven Symposiums

Ein erfolgreiches Symposium ist interaktiv – eine Feststellung, die genauso kurz wie wahr ist. Mitmachen fördert Lernen, Verständnis und Kommunikation. Interaktivität sorgt dafür, dass wichtige Inhalte in Erinnerung bleiben. Sei es eine Fachkonferenz, ein Workshop oder Seminar, ein akademisches Treffen, eine Fachtagung oder auch ein klassischer Vortrag: Wenn das Event eine interaktive Session wird, ist der Erfolg sicher. Als Veranstalter erreichen Sie Ihr Ziel – Sie verschaffen Ihrem Unternehmen und den Teilnehmern einen Mehrwert. 

Die Bedeutung von Interaktivität und Engagement

Viele Studien beweisen die Überlegenheit von Tagungen, die interaktive Elemente integrieren. Interaktive Symposien mit modernen kommunikativen Standards fördern konkrete Ergebnisse – zum Beispiel, indem diese die Teilnahme an einer Fortbildung, einem Bildungsevent oder einer Tagung noch attraktiver machen. Aber wie sieht Interaktivität in der Praxis aus? Welche Formate laden zum Mitmachen ein und bringen das Thema voran? Und welche digitalen Tools machen den intellektuellen Austausch unter den Teilnehmern einfach und produktiv? Je höher die Ansprüche an ein Symposium, desto mehr interaktive Elemente sollten vorhanden sein. 

Symposium planen – traditionell oder interaktiv?

Ein traditionelles Symposium besteht hauptsächlich aus Vorträgen und Präsentationen. Die Teilnehmer bleiben weitgehend passiv und werden mit fertigen Konzepten konfrontiert. Dieser Stil von Veranstaltungen ist heute nicht mehr gefragt. Potenzielle Teilnehmer erwarten interessante Veranstaltungen mit interaktiven Formaten – produktive Workshops statt einseitige Vorträge. 

Seit 2020 und der anschließenden Rückkehr zu physischen Veranstaltungen hat sich gezeigt, dass digitale Erlebnisse einen positiven Effekt auf die Lernkurve haben können – wenn sie richtig eingesetzt werden. Virtuelles Mitmachen ist deshalb heute auch vor Ort mehr gefragt denn je. Interaktivität setzt zum einen nicht mehr die körperliche Anwesenheit voraus. Zum anderen sind jedoch digitale Tools nicht mehr wegzudenken – und sind nicht nur für diejenigen nützlich, die über Skype, Zoom oder Teams an hybriden Veranstaltungen teilnehmen. Auch im Veranstaltungsraum sind Handys, Laptops und Notebooks allgegenwärtig und unterstützen den Weg zum gemeinsamen Ziel. 

Digitale Tools für die Interaktion

Der Einsatz von digitalen Tools ist heute ein Must-have für jede Veranstaltung. Aber welche Software taugt für welche Zwecke? Hier ein kleiner Überblick: 

• Slido macht mit Live-Polls, Quizzen und Wortwolken Ihre Teilnehmer zu aktiven Gestaltern des Events. Das fördert nicht nur Lernprozesse, sondern macht auch Spaß.
• Zoom ist der Klassiker für Interaktionen über das Netz. Das Tool setzt jetzt auch KI für Produktivitätssteigerung und optimale Kommunikation ein.
• Mentimeter ist eine interaktive Präsentationssoftware, die aus einseitigen Vorträgen interessante Events mit Abstimmungen und Live-Feedback macht.

Die Integration von Social Media rundet die Veranstaltung ab und fördert die Vernetzung der Teilnehmer über das Meeting hinaus. So eignen sich Instagram, LinkedIn und Co. für das Networking auch nach der Veranstaltung. 

Digital first – eine Haltung wird zum Veranstaltungskonzept

Nutzen Sie eine positive Einstellung zur Digitalität als Grundlage für die Konzeption von Veranstaltungen. Das heißt: Integrieren Sie digitale Tools von Anfang an in den Planungsprozess. Dabei hilft es oft, Fragestellungen umzukehren. Ein Beispiel: Fragen Sie nicht, welche digitale Anwendung für einen bestimmten Prozess infrage kommt, sondern fragen Sie, für welche Bereiche ein bestimmtes Tool eingesetzt werden kann. Dieser Paradigmenwechsel fördert kreative Prozesse und macht Ihre Veranstaltung unverwechselbar. Weitere praktische Tipps:

• Kontaktlose und schnelle Check-ins mit QR-Codes statt zeitraubender manueller Registrierungen.
• Mobile Event-Apps für die Veranstaltung, die allen Teilnehmern den schnellen Zugriff auf Informationen und den Verlauf des Events per Smartphone oder iPhone erlauben.
• KI-gesteuerte Chatbots und Analysen zum Verhalten der Teilnehmer, die schnelle Ergebnisse und zeitnahe Reaktionen auf Veränderungen möglich machen.

Die Auswahl des Veranstaltungsformats

Welches Format für welchen Zweck? Ausgangspunkt dieser Frage ist immer die Zielgruppe. Wie sprechen Sie die Teilnehmer effektiv an und erreichen durch optimale Kommunikation das Veranstaltungsziel? Eine zielgruppenorientierte Agenda beeinflusst direkt das Engagement der Teilnehmer. Bieten Sie also schon in der Agenda interessante und abwechslungsreiche, möglichst aktuelle Themen. Echtzeit-Feedback und Abstimmungssysteme fördern die Beteiligung zusätzlich. 

Das Ziel und die Zielgruppe bestimmen die Auswahl des Formats: 

• Vorträge – insbesondere für die Vermittlung von Fachwissen. Hier stehen Zuhören und Lernen im Vordergrund.
• Symposien dienen vorrangig dem Wissensaustausch. Hier sind Präsentationen und Diskussionen gefragt.
• Seminare: Kurse zu einem spezifischen Thema, die didaktisch geprägt sind.
• Workshops sind praktische, interaktive Sitzungen, bei denen es um das gemeinsame Erarbeiten eines Ergebnisses geht.
• Kongresse (national und international) bieten ein Dach für eine Vielzahl von kleineren Veranstaltungen.
• Panel-Diskussionen erlauben eine moderierte Diskussion zwischen Experten.
• Q&A-Sessions sind interaktive Sitzungen, bei denen die Teilnehmer Fragen an Spezialisten stellen.
• Bildungsevents zielen auf Wissensvermittlung ab, haben aber auch einen unterhaltenden Charakter.

Neue Diskussionsformate

Meinungsaustausch führt zu neuen Ideen, die Prozesse voranbringen. Und genau dieses Ziel verfolgen Veranstaltungen, Symposien und Fachkonferenzen. In den letzten Jahren haben sich hierfür neue Formate etabliert, die nicht nur äußerst erfolgreich sind, sondern auch einen hohen Unterhaltungsfaktor für die Beteiligten haben. 

• World Café: Wie in einem echten Café werden hier Kaffee, Getränke und Snacks gereicht. Die Teilnehmer sitzen in kleinen Gruppen an Tischen zusammen, bekommen eine Aufgabe und lösen diese in einem lockeren Gespräch. Eine entspannte Methode zur Förderung kreativen Denkens.
• Ein weiteres kreatives Diskussionsformat ist die Fishbowl: Die Diskutierenden sitzen in einer kleinen Gruppe in der Mitte von anderen Teilnehmern, die nicht nur als Zuschauer fungieren, sondern sich nach festen Regeln mit Beiträgen beteiligen können.
• Wenn es um schnelle Ergebnisse geht, ist Speed-Networking ein beliebtes Format. Die Teilnehmer wechseln nach einem vorgegebenen Schema innerhalb kürzester Zeit ihre Gesprächspartner. So lassen sich neue Kontakte knüpfen und potenzielle Kooperationen schnell identifizieren.
• Posterpräsentationen eignen sich zum Beispiel für wissenschaftliche Konferenzen. Die Experten stehen neben Ihren selbst erstellten Postern und stehen allen Teilnehmenden für Diskussionen und Fragen zur Verfügung.

Wer das Engagement bei Veranstaltungen steigern will, muss Abwechslung bieten. Auch hier lassen sich digitale Tools nutzen, die Foren auch im Netz abbilden können – zum Beispiel mithilfe virtueller Räume. 

Checkliste: Tipps für Konferenz-Organisatoren

✓ Registrierung der Teilnehmer möglichst komplett digital.

✓ Stellen Sie eine Event-App zur Verfügung.

✓ Integrieren Sie Tools wie Zoom oder Microsoft Teams.

✓ Verwenden Sie Abstimmungs- und Feedbacksysteme wie Slido oder Mentimeter.

✓ Bieten Sie Livestreams und spätere Aufzeichnungen auf YouTube an.

✓ Erfinden Sie kreative Hashtags für die Erhöhung der Reichweite auf Social Media.

✓ Nutzen Sie leistungsfähige Analyse-Tools für die Auswertung des Events.

Systematische Auswertung von Feedback und Analysedaten

Feedback-Schleifen tragen zur kontinuierlichen Verbesserung einer Veranstaltung bei. Setzen bereits während der Veranstaltung leistungsfähige Software ein, die Rückmeldungen der Teilnehmer einholt und analysiert – teilweise mit Künstlicher Intelligenz. So lassen sich auftretende Probleme sofort und vor Ort beheben, damit sich der Flow des Events ständig verbessert. Die Integration interaktiver Elemente macht genau die Punkte sichtbar, die nachweislich den Wissensaustausch maximieren. 

Und last but not least: Nach dem Event ist vor dem Event. Was hat super geklappt und welche Elemente sind ausbaufähig? Nutzen Sie die Erfahrungen und das Feedback Ihrer Teilnehmer für die nächste Veranstaltung. So werden Ihre Events sukzessive immer erfolgreicher. 

Mehr Informationen gewünscht? Wenden Sie sich an Experten für die Organisation von Events, um Ihre Veranstaltung zu einem interaktiven Symposium mit Mehrwert für alle zu machen.