Firmenfeier planen – die ultimative Checkliste

Wozu gibt es Firmenfeiern? Klar: In erster Linie geht es darum, dass die Mitarbeiter Spaß haben und sich wertgeschätzt fühlen. Denn wann kommen schon alle Kolleginnen und Kollegen auf einmal zusammen und haben Gelegenheit, sich privat kennenzulernen? Oft genug gibt es gute Anlässe, um Erfolge zu feiern. Letztlich zahlt es sich auch wirtschaftlich aus, wenn ein Firmenevent gut organisiert ist. Denn eine Firmenfeier stärkt das Miteinander – und das ist die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes, aufstrebendes und erfolgreiches Unternehmen. 

Ganz gleich, ob es um ein Sommerfest für das Unternehmen, eine Outdoor Firmenfeier oder eine Weihnachtsfeier geht: Eine detaillierte Planung ist die erste Voraussetzung für das Gelingen des Events. Es lohnt sich auf jeden Fall, etwas Zeit in die Vorbereitung zu investieren. 

Möchten Sie Ihr Firmenjubiläum feiern oder ein Mitarbeiterfest planen? Hier erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen. Und am Ende dieses Artikels finden Sie die perfekte Event Checkliste zum PDF-Download. Damit Sie nichts vergessen und Ihre Feier in guter Erinnerung bleibt.

Detaillierte Planung für die perfekte Feier

Sorgfältige Planung entscheidet über den Erfolg einer Firmenfeier. Denn eine detaillierte Vorbereitung ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf ohne Hindernisse. 

• Planung identifiziert potenzielle Probleme zeitnah und verhindert unangenehme Überraschungen. Damit das Event nicht wegen einer Kleinigkeit scheitert.
• Die Vorbereitung bindet die Mitarbeiter ein. So können die Kollegen zum Beispiel für einen Betriebsausflug Ideen liefern. Internes Feedback ist wertvoll und sorgt für Inspirationen.
• Auch die Budgetplanung für die Firmenfeier ist ein wichtiges Thema. Durch Ausgabenvergleich und frühzeitige Buchung lassen sich zu hohe Kosten vermeiden.

Bei der Firmenfeier-Planung gibt es eine Vielzahl von Fragen zu klären. Wann und wo soll das Event stattfinden? Indoor oder Outdoor Firmenfeier? Wer sorgt für Unterhaltung auf der Firmenfeier? Und schließlich: Wie steht es um die Sicherheit und Notfallpläne? Mit einer Checkliste für Firmenfeiern vermeiden Sie Unklarheiten und können auch als Verantwortlicher das Event sorgenfrei genießen. 

Eine sorgfältige Planung beweist auch Respekt vor den Mitarbeitern, die das ganze Jahr über zum Erfolg des Unternehmens beigetragen haben. Mit einem gelungenen Event fühlen sich alle Kollegen wertgeschätzt. Motivierte Teams mit positiver Stimmung arbeiten effizienter, schneller und besser.

Die Checkliste

Es ist wichtig, bei der Organisation von Firmenevents keine Einzelheiten zu vergessen. Im Folgenden die wichtigsten Punkte zum Abhaken: Worauf kommt es bei der Firmenfeier Planung an? Hier gibt es Tipps für Firmenfeiern zu den Themen Budget, Location, Teilnehmermanagement, Catering, Technik und Notfälle. 

1. Das Budget

Wo liegen die entscheidenden Kostenpunkte und welche Ausgaben gibt es insgesamt zu bedenken? Denken Sie daran, dass jedes Budget begrenzt ist. Es kommt darauf an, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Wofür fallen Kosten an? 

• Veranstaltungsort (Miete)
• Catering und Getränke
• Unterhaltung und Musik (Gagen für Künstler und DJs, evtl. Abgaben an die GEMA usw.)
• Dekoration
• Einladungen und Kommunikation
• Technik und Ausstattung
• Transport und Parkmöglichkeiten
• Sicherheitsvorkehrungen
• Geschenke und Preise

Tipps zum Kostensparen: 

• Legen Sie das Budget rechtzeitig fest und planen Sie Kostenpuffer ein.
• Setzen Sie Prioritäten.
• Vergleichen Sie Angebote und nutzen Sie Frühbucher-Rabatte.
• Suchen Sie eventuell nach Sponsoren.
• Holen Sie möglichst zeitig alle Rückmeldungen ein. Damit vermeiden Sie Überbuchungen.

 2. Ort und Zeit

Was ist die beste Zeit und Location für die Firmenfeier? Diese Entscheidung kann nur individuell getroffen werden. Beachten Sie dabei aber folgende Punkte: 

• Wochenende oder Wochentag? Während der Arbeitszeit oder nach Feierabend?
• Denken Sie an die Jahreszeit, an Feiertage und Ferien.
• Kapazität und Größe der Location für die Firmenfeier.
• Erreichbarkeit, Anbindung an den ÖPNV, Parkmöglichkeiten.
• Barrierefreiheit.
• Flexibilität der Location für Dekorationen und technische Vorrichtungen.
• Sicherheitsvorkehrungen und Notfallpläne.
• Wie sehen die Bewertungen und Empfehlungen für die Location aus?

 3. Teilnehmermanagement

Je größer das Fest, desto komplizierter wird das Teilnehmermanagement. Hier geht es um Einladungen, Einladungsbestätigungen (RSVPs) und eine möglichst effektive Teilnehmerverwaltung. 

• Gästeliste erstellen.
• Einladungen rechtzeitig versenden.
• Anmeldefrist festlegen und möglichst Online-Anmeldesysteme nutzen (mit automatischen Erinnerungen).
• Ernährungsbedürfnisse abfragen (vegan, vegetarisch, Allergien, alkoholische und nichtalkoholische Getränke usw.).
• Eventuell Sitzordnung planen und Namensschilder fertigen.

Last not least: Holen Sie sich ein Feedback nach der Firmenfeier ein. Damit das nächste Event noch besser wird. 

4. Catering und Unterhaltung

Gutes Essen, gute Getränke, gute Unterhaltung. Wenn diese drei Dinge gesichert sind, kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Worauf kommt es an? 

• Menü- und Getränkeauswahl treffen (auch anhand der Rückmeldungen).
• Einen Catering-Anbieter auswählen. Dort auch wegen Geschirr, Besteck, Personal nachfragen.
• Live-Band oder DJ für Firmenfeier buchen. Berücksichtigen Sie dabei die Vorlieben der Teilnehmer.
• Spiele und Aktivitäten auswählen.
• Eventuell Preise und Auszeichnungen vorbereiten.

5. Technische Ausrüstung

Die beste Event-Idee ist nicht viel wert, wenn sie sich aus technischen Gründen nicht realisieren lässt. Beachten Sie deshalb vor allem die folgenden Punkte: 

• Mikrofone, Lautsprechersysteme, Mischpult, Kabel und Verlängerungskabel
• Projektoren und Leinwände
• Beleuchtungstechnik
• WLAN und Zugang zum Internet
• Backup-Stromversorgung (Generatoren)
• Ladestationen für Geräte

Übrigens gibt es viele Dienstleister, die Ihnen alle diese Arbeiten komplett abnehmen – manchmal auch der Vermieter der Location. Technische Vorbereitungen für Präsentationen und Shows übernehmen oft auch die Künstler selbst. Fragen Sie deshalb am besten nach. 

6. Notfallplan

Das Leben ist ein Risiko. Und das gilt auch, wenn gefeiert wird. Erstellen Sie deshalb einen detaillierten Notfallplan. Das ist auch aus Haftungsgründen unbedingt notwendig. Welche Dinge gibt es hierbei zu beachten?

• Notausgänge und Fluchtwege
• Erste-Hilfe-Stationen und Erste-Hilfe-Kästen
• Ist ein Evakuierungsplan erforderlich?
• Feuerlöscher und Rauchmelder
• Welche Personen sind für die Sicherheit verantwortlich?
• Unwetter-Prognosen bei Outdoor-Veranstaltungen
• Eventuell eine Liste der Teilnehmer für die Kontaktaufnahme im Notfall

Denken Sie daran, dass viele Teilnehmer sehr sensibel auf das Thema Sicherheit reagieren. Es trägt zum Gelingen einer Firmenfeier bei, wenn sich alle Gäste von Anfang an sicher fühlen. 

So klappt alles am Veranstaltungstag

Alles ist vorbereitet und jetzt kann es losgehen. Kurz vor dem Start ist es für den Veranstalter wichtig, frühzeitig vor Ort zu sein, um letzte Details zu prüfen – am besten anhand einer Checkliste. Ein kurzes Briefing des Teams vor Ort beseitigt Unklarheiten. Es ist wichtig, dass jeder seinen Platz und seine Aufgaben kennt. Benennen Sie außerdem einen Ansprechpartner für alle Gäste und Dienstleister oder weisen Sie darauf hin, dass Sie selbst für alle Fragen zur Verfügung stehen. 

Ein letzter Technik-Test und die Überprüfung der Dekoration machen die Firmenfeier startklar und Sie können die Gäste begrüßen. Behalten Sie den Zeitplan im Blick und kontrollieren Sie die Koordination des Caterings. Holen Sie Feedback der Gäste ein, um flexibel und zeitnah Probleme zu lösen. Und nie vergessen: Cool bleiben und immer ein Lächeln auf den Lippen. Das wirkt wahre Wunder.

Fazit

Wie wird eine Firmenfeier zum Erfolg, ein Event zum Erlebnis und ein Sommerfest für Unternehmen zu einem echten Highlight in der Firmengeschichte? Ganz einfach: durch sorgfältige Planung, klare Kommunikation und mit einem gezielten Blick auf die entscheidenden Details. Jeder Schritt kann dabei entscheidend sein: die technische Ausstattung, das Catering oder ein gut durchdachter Notfallplan. Es kommt darauf an, dass die Gäste zufrieden sind. 

Damit alles gelingt, darf eine vollständige Checkliste nicht fehlen. Machen Sie es sich einfach und laden Sie sich unsere vollständige Checkliste für Firmenfeiern herunter. Damit Ihr Event ein tolles Erlebnis für alle wird. Ihr Unternehmen wird davon profitieren.